Архіви організовуються організаційним органом або особою, яка створила або накопичила документи. Це значно відрізняється від бібліотеки, де матеріали впорядковані за темами. Бібліотеки мають матеріали про щось. В архівах є матеріали, які від когось.
організація: Бібліотечні матеріали впорядковуються за тематикою та жанрами, тоді як архівні матеріали впорядковуються автором і зберігаються в їх оригінальному порядку.. Кілька копій: у бібліотеках часто є кілька копій елементів, які можна замінити, якщо вони втрачені чи пошкоджені.
Бібліотеки надають доступ до опублікованих матеріалів, таких як книги, ноти, опубліковані записи, фільми тощо. Архіви зберігають унікальні та рідкісні матеріали, такі як рукописи, польові записи, фотографії тощо.
Архіви зазвичай визначаються як колекція документів або записів, часто історичних, що містять інформацію про особу, місце, установу, корпорацію, організацію або групу людей. Спеціальні колекції стосуються будь-якої цілісної колекції дослідницьких матеріалів, пов’язаних за походженням або тематичним фокусом.
Архівні матеріали є інформаційні об'єкти, які служать доказами минулих подій. Вони діють як допомога в пам’яті або як проксі для цих подій, записуючи інформацію про них, яку можна згадати в якийсь момент у майбутньому.
І бібліотеки, і архіви зберігають матеріали та роблять їх доступними для дослідницького використання. Однак між ними є кілька важливих відмінностей: У бібліотеках зберігаються примірники виданих книг і періодичних видань. Більшість архівних матеріалів є рідкісними, унікальними або оригінальними.