Основні документи включають комерційні рахунки-фактури, коносаменти, акредитиви, сертифікати походження, пакувальні листи та звіти про перевірку. Документи мають бути належним чином заповнені, оскільки неправильне оформлення документів може призвести до затримки або перешкоди доставці товарів і зашкодити діловим відносинам.
У роздрібній торгівлі документообіг часто скорочують до DMS. Це тягне за собою створення, зберігання та відстеження різних документів у цифровому вигляді, таких як квитанції, замовлення на купівлю, контракти, форми згоди, документи співробітників і відмови.
Пакет виробничої документації включає вашу специфікацію матеріалів (BOM), детальні креслення компонентів, плани контролю якості, маршрутизатор методів виробництва, робочі інструкції, процедури заводських приймальних випробувань і характеристики упаковки. Залежно від типу продукту це може включати навіть більше.
Торгова документація Це вказує, де продукт був вироблений, виготовлений чи оброблений. Це може знадобитися для митного оформлення на ринку призначення. Ваша торгова палата може видати їх.
Внутрішня документація посилається на записи, які ваша організація зберігає та використовує для прийняття рішень у вашій компанії. Ви можете задокументувати майже все, від графіків до важливих політик, а це означає, що існує безліч різних типів документації.
Документація відіграє вирішальну роль у забезпечення якості та контролю процесу. Документуючи кожен крок процесу, стає легше виявляти неефективність, зменшувати відходи та підтримувати послідовність.