Індексування файлів в управлінні документами передбачає створення багатих метаданими посилань для файлів, а також підвищення ефективності пошуку та пошуку. Це передбачає позначення документів ключовими атрибутами, такими як заголовки, автори, дати та ключові слова.
Індексування – це процес перегляду файлів, повідомлень електронної пошти та іншого вмісту на вашому комп’ютері та каталогізації їх інформації, наприклад слів і метаданих у них. Коли ви шукаєте на комп’ютері після індексування, він переглядає індекс термінів, щоб швидше знайти результати.
Індексування документів — це процес додавання тегів і категоризації, який полегшує пошук і отримання певних фрагментів інформації в певному наборі документів. Шляхом ідентифікації та вилучення ключових ідентифікаторів із кожного документа, індексування дозволяє практично миттєво отримати будь-який файл за допомогою текстового пошуку.
Щоб створити ефективний індекс, важливо виберіть релевантні та конкретні ключові слова або терміни, які описують ваші файли та легко запам’ятовуються та написані. Використовуйте послідовне та чітке форматування та пунктуацію для своїх записів покажчика та уникайте абревіатур, акронімів або жаргону, які можуть заплутати користувачів.
Індексація записів — це класифікація важливої документації, яка потрібна вашому бізнесу, його співробітникам і клієнтам. Під час процесу індексації, Armstrong Archives класифікує та позначає кожен документ за допомогою термінів «пошуку». щоб полегшити процес навігації в подальшому.
Індексація є спосіб привести невпорядковану таблицю в порядок, який максимізує ефективність запиту під час пошуку. Коли таблиця не проіндексована, запит, швидше за все, не буде помітити порядок рядків як оптимізований будь-яким чином, і тому ваш запит повинен шукати рядки лінійно.
Створіть індекс Перейдіть до «Посилання» > «Вставити покажчик».. У діалоговому вікні «Індекс» можна вибрати формат для текстових записів, номерів сторінок, табуляції та символів-заголовків.