Як писати протоколи зустрічей
- Зробіть план. Перед зустріччю створіть план, вибравши або створивши шаблон. …
- Включіть фактичну інформацію. …
- Запишіть мету. …
- Запис прийнятих рішень. …
- Додайте деталі для наступної зустрічі. …
- Будьте лаконічними. …
- Розгляньте запис. …
- Редагувати та вичитувати.
Як правило, протокол зустрічі міститиме:
- тема зустрічі.
- місцезнаходження (якщо актуально)
- дата та час (включаючи час початку та закінчення)
- учасники (включаючи відсутність і вибачення)
- пункти порядку денного.
- статус точок дії.
- дата і час вашої наступної зустрічі.
- очікувані дії від члена правління до наступного засідання.
Що містить протокол?
- Час, дата і місце зустрічі.
- Список присутніх.
- Список відсутніх учасників групи.
- Затвердження протоколу попереднього засідання та будь-яких питань, що випливають із цього протоколу.
- За кожним пунктом порядку денного записуються основні обговорені питання та прийняті рішення.
Що включити в протокол засідання
- Чому відбулася зустріч.
- Прізвища та імена присутніх.
- Дата та час зустрічі.
- Проекти, визначені під час зустрічі, та терміни їх виконання.
- Рішення працівники та керівництво приймаються під час наради.
- Будь-які виправлення до протоколу попереднього засідання.
- Рухи, які прийняті або невдалі.
Найкращий формат протоколу зустрічі чіткий, стислий і легкий для читання. Він має включати заголовки для кожної обговорюваної теми, пункти для ключових рішень і пунктів дій, а також узгоджений макет для зручного використання.
8 речей, які ви завжди повинні включати в протокол зустрічі
- Тип зустрічі. …
- Назва організації. …
- Дата і час. …
- Розташування. …
- Імена учасників. …
- Затвердження протоколу попереднього засідання. …
- Пропозиції та голосування. …
- Час перерви в засіданні та підпис.