Щоб провести конференцію, вам потрібне відповідне місце проведення, надійне аудіовізуальне обладнання, надійне підключення до Інтернету, чіткий порядок денний, кваліфіковані доповідачі, ефективна реклама, системи реєстрації учасників, а також умови для харчування та розміщення, якщо необхідно.
Контрольний список для організації конференції
- Створити організаційний комітет. …
- Провести стартове засідання будуть усі члени комітету. …
- Виберіть захоплюючу тему. …
- Знайдіть назву події та хештег. …
- Визначте бюджет вашої конференції. …
- Виберіть формат: особистий, гібридний або віртуальний. …
- Визначте типи сеансів. …
- Визначити дати конференції.
- Забронюйте місце.
- Підтвердити дату(и)
- Створіть генеральний план.
- Виберіть свою технологію. 6-9 місяців до конференції.
- Знайти спікерів.
- Знайдіть спонсорів і експонентів.
- Розвивайте брендинг. 3-6 місяців до конференції.
- Замовляйте брендовані товари.
Заповніть контрольний список для проведення заходу
- Визначте мету та завдання заходу. …
- Виберіть дату/час. …
- (Для особистих подій) забезпечте своє місце.
- (Для віртуальної події та особистої події) захистіть свій стек технологій:
- Створіть генеральний план. …
- Створіть тимчасовий бюджет. …
- Створіть детальний бюджет. …
- Створіть команду проведення заходів.
Ось короткий перелік моментів, які слід враховувати під час планування події;
- Стратегічне планування. Визначте три головні цілі, яких ви хочете досягти, і хто буде вашою цільовою аудиторією делегатів.
- Визначте групу планувальників. …
- Бюджет. …
- Дати та місце проведення. …
- програма. …
- Маркетинг події. …
- Матеріали конференції. …
- Планування та сидіння.
Створюючи контрольний список конференції, обов’язково включайте в нього області планування (дата, час, доповідачі), просування (оголошення, інформаційні бюлетені, кампанії в соціальних мережах), логістика (місце проведення, розміщення, харчування) і подальші дії після події.